Oddzwonić w 5 minut czy w godzinę? Co to zmienia

Każdy, kto prowadzi firmę, ma swoją regułę oddzwaniania. Jedni oddzwaniają od razu, gdy tylko zobaczą nieodebrane połączenie. Inni zbierają je i oddzwaniają hurtem wieczorem. Jedno i drugie ma sens. Ale z punktu widzenia klienta to zupełnie różne doświadczenia.

Co robi klient, kiedy nie odbierasz

Wyobraź sobie, że szukasz hydraulika. Dzwonisz pod pierwszy numer — nikt nie odbiera. Czy czekasz godzinę? Raczej dzwonisz pod drugi. A jeśli tam też cisza, pod trzeci.

Klient, który ma pilną potrzebę, rzadko dzwoni tylko do jednej firmy. Zlecenie często dostaje ten, kto pierwszy porozmawia z nim konkretnie. Nie najtańszy, nie najlepszy — pierwszy.

Pięć minut, godzina, wieczór

Po 5 minutach klient zwykle jeszcze pamięta, po co dzwonił, i jeszcze nie znalazł nikogo innego. Rozmowa zaczyna się od zera, ale atmosfera jest dobra.

Po godzinie sytuacja jest mniej pewna. Klient mógł już umówić się z kimś innym. Albo jest w pracy i nie odbierze.

Wieczorem oddzwaniasz do kogoś, kto często ma już sprawę załatwioną — albo ją odłożył i nie pamięta szczegółów.

Jak oddzwaniać szybciej, gdy masz pełne ręce

Nie da się rzucić wszystkiego przy każdym telefonie. Da się za to skrócić czas między nieodebranym połączeniem a oddzwonieniem.

• Stałe okienka na telefony. Na przykład co półtorej godziny pięć minut na przejrzenie nieodebranych.
• Automatyczny SMS po nieodebranym połączeniu. Proste „Oddzwonię w ciągu godziny” zatrzymuje część klientów przed dzwonieniem dalej.
• Kolejność według pilności. Nowy numer to często nowe zlecenie — warto zacząć od niego.

Najlepiej oddzwonić, wiedząc, o co chodzi

Największa strata czasu przy oddzwanianiu to pierwsze dwie minuty: kto dzwonił, w jakiej sprawie, czy to w ogóle aktualne.

Gadoo rozwiązuje to od drugiej strony. Gdy nie odbierasz, asystent rozmawia z klientem od razu — w pierwszej minucie, a nie po godzinie. Pyta o sprawę, zbiera dane i mówi klientowi, kiedy się odezwiesz. Ty dostajesz SMS z podsumowaniem i oddzwaniasz przygotowany. Albo nie musisz oddzwaniać wcale, bo termin jest już zarezerwowany.